null

Projekt EEA Grants

Drukuj otwiera się w nowej karcie

Projekt "Modernizacja funkcjonowania Biura Rady m.st. Warszawy i Sekretariatów Rad Dzielnic m.st. Warszawy" - współfinansowany ze środków Mechanizmu Finansowego Europejskiego Obszaru Gospodarczego


Informacje dotyczące projektu:

  • Wartość całkowita projektu: 1.422.830 EUR
  • Wkład m.st. Warszawy: 862.989 EUR
  • Wartość dofinansowania: 559.841 EUR (85% kosztów kwalifikowalnych
  • Źródło dofinansowania: Mechanizm Finansowy Europejskiego Obszaru Gospodarczego

Program Operacyjny: Program Operacyjny dla wykorzystania środków finansowych w ramach Mechanizmu Finansowego Europejskiego Obszaru Gospodarczego oraz Norweskiego Mechanizmu Finansowego
Priorytet: 2.4 Rozwój zasobów ludzkich poprzez m.in. promowanie wykształcenia i szkoleń, wzmacnianie w samorządzie i jego instytucjach potencjału z zakresu administracji lub służby publicznej, a także wzmacnianie wspierających go procesów demokratycznych

  • Okres realizacji: październik 2008 – grudzień 2010 (27 m-cy)
  • Jednostka realizująca projekt: Biuro Rady m.st. Warszawy

Opis projektu:

Projekt dotyczy modernizacji administracji samorządowej oraz poprawy wydajności i wdrażania najlepszych praktyk poprzez wykorzystanie najnowszego oprogramowania i technologii informatycznych, co jest zgodne z zapisami Programu Operacyjnego. Biuro Rady m.st. Warszawy w odpowiedzi na konkurs przedłożyło dokumentację aplikacyjną dotyczącą możliwości pozyskania dofinansowania na realizację ww. projektu.

Projekt uzyskał dofinansowanie na podstawie Grant Offer Letter z dnia 10 października 2008 r., i jest współfinansowany jest w 85% w ramach środków Mechanizmu Finansowego Europejskiego Obszaru Gospodarczego.

Projekt składa się z dwóch części:

  • części dotyczącej szkoleń pracowników,
  • części techniczno-informatycznej.

I. Część szkoleniowa

Opracowanie części projektu, dotyczącej szkoleń zostało poprzedzone opracowaniem strategii rozwoju Biura Rady m. st. Warszawy oraz Sekretariatów Rad Dzielnic w m.st. Warszawie. Zakłada ona pełną cyfryzację funkcjonowania tych jednostek poprzez wdrożenie systemu internetowej transmisji obrad i ich cyfryzację, stworzenie systemu cyfryzacji obrad Rad Miasta/ Dzielnic i Komisji w Radach z możliwością ich archiwizacji i udostępniania zainteresowanym osobom, wdrożenie systemu elektronicznego głosowania z możliwością dostępu do list z wynikami głosowań oraz wdrożenie elektronicznego systemu obiegu dokumentów.

Jako niezbędny czynnik, decydujący o powodzeniu wdrożenia części inwestycyjnej projektu zidentyfikowano szkolenia, zarówno przygotowujące pracowników Biura Rady m. st. Warszawy jak i pracowników Sekretariatów w Dzielnicach m. st. Warszawy do obsługi stworzonych w ramach projektu systemów jak i szkolenia doskonalące ich funkcjonowanie w środowisku pracy. W trakcie opracowania projektu brano pod uwagę, że podstawowym zadaniem administracji samorządu terytorialnego jest jak najlepsza obsługa mieszkańców oraz współpraca z wybranymi przez nich przedstawicielami – radnymi. Jak najlepsza oznacza w pełni profesjonalna, zgodna z oczekiwaniami mieszkańców.

Szkolenia poszerzą i ugruntują wiedzę i umiejętności pracowników bezpośrednio współpracujących z mieszkańcami, poszukującymi informacji na temat prawa lokalnego oraz radnymi, którzy jako przedstawiciele wyborców, stanowią prawo miejscowe uwzględniając potrzeby mieszkańców oraz sprawują kontrolę nad jego realizacją.

Zgodnie z przeprowadzoną w urzędzie analizą potrzeb szkoleniami zostało objętych 80 osób, w tym 23 osoby kadry kierowniczej i 57 pracowników administracyjnych.

W trakcie przeprowadzonej analizy zidentyfikowano następujące potrzeby szkoleniowe:

  • Obsługa pakietu Office w stopniu podstawowym i zaawansowanym: programy Microsoft Word, Microsoft Excel.
  • Zmiany w przepisach prawa, dotyczących funkcjonowania jednostek samorządu terytorialnego, w szczególności Ustawy o samorządzie terytorialnych, zamówieniach publicznych, finansach publicznych, zagospodarowaniu i planowaniu przestrzennym.
  • Współpraca w zespole, w tym współpraca z przedstawicielami innych jednostek m. st. Warszawy.
  • Szkolenia kadry kierowniczej Biura Rady m.st. Warszawy i naczelników sekretariatów Rad Dzielnic m. st. Warszawy, dotyczące kształtowania umiejętności menadżerskich.
  • Szkolenia dla pracowników Biura Rady m. st. Warszawy i sekretariatów Rad Dzielnic m. st. Warszawy doskonalące funkcjonowanie w środowisku pracy oraz w zakresie obsługi klientów (interesantów).
  • Zdobywanie umiejętności posługiwania się językiem angielskim w związku z coraz częstszą potrzebą korzystania z materiałów sporządzonych w języku angielskim oraz kontaktem z interesantami posługującymi się tym językiem, a także szerszą współpracą z zagranicznymi urzędami w związku z wejściem Polski do Unii Europejskiej.

II. Część techniczno-informatyczna

Obok części dotyczącej szkoleń pracowników odpowiadających za pracę Biur i Sekretariatów obsługujących Rady istnieje potrzeba uzupełnienia go projektem zakładającym wdrożenie nowego, kompleksowego systemu obsługi, poprzez Biuro Rady m. st. Warszawy oraz Sekretariaty Rad Dzielnic m. st. Warszawy, organów uchwałodawczych i wykonawczych funkcjonujących na wszystkich szczeblach samorządu warszawskiego.

Elektroniczne i cyfrowe narzędzia oraz mechanizmy działania mają za zadanie ułatwić dostępność i zmodyfikować zasady przepływu informacji będącej w dyspozycji Miasta jak również unowocześnić systemy pozyskiwania tychże informacji, ich przetwarzania oraz archiwizowania.

W ramach realizacji projektu nawiązana zostanie współpraca z partnerem norweskim, wdrażającym podobny projekt, która przyczyni się do wymiany doświadczeń, związanych z doskonaleniem funkcjonowania jednostek samorządu terytorialnego.

Na podkreślenie zasługuje fakt, iż opisywany projekt jest pierwszym realizowanym na tak dużą skalę w samorządzie warszawskim, jak również pierwszym, w którym Biuro Rady m. st. Warszawy wnioskuje o podjęcie zadań w długookresowym horyzoncie czasowym. Warto podkreślić, że Miasto nigdy wcześniej nie aplikowało o ośrodki finansowe z Mechanizmów Finansowych EOG i Norweskiego Mechanizmu Finansowego na zadania wskazane przez Biuro Rady m.st. Warszawy.